Mantenimiento
Registro de las obras
Las obras que incorporamos a la Colección siguen un riguroso proceso de inventario a su llegada al museo, además de ser objeto de un detallado informe de su estado de conservación documentado fotográficamente. A cada obra se le asigna un número de registro único e intransferible, se fotografía y se recogen un conjunto de datos estandarizados, como el autor, el título, la fecha de creación, la técnica, las dimensiones, la procedencia y el valor. Esta información se inscribe legalmente en el libro de registro del museo y se introduce de forma sistematizada en la base de datos de gestión de colecciones.
El siguiente paso es su catalogación. Se recogen los contratos y actos jurídicos, el régimen de protección en vigor y demás informaciones o estudios relativos a la obra, como instrucciones de montaje, gestión de derechos de exposición o reproducción, en qué exposiciones ha sido mostrada o en qué catálogos o libros ha sido publicada.
La sistematización de la información nos permite identificar las obras que constituyen nuestro fondo, recuperarlas y asegurar su preservación para las generaciones futuras.
Instalación
Algunas obras de la Colección precisan de un proceso de instalación complejo. Un trabajo en equipo entre diferentes disciplinas del museo hace posible exponerlas con todas las garantías de conservación preventiva. El equipo formado por las áreas Curatorial, Registro, Conservación-Restauración, Audiovisuales y Arquitectura se coordina. Tomando como referencia las instrucciones proporcionadas por el/la artista, Arquitectura realiza los planos necesarios, Conservación-Restauración determina las necesidades de conservación preventiva durante el montaje y el periodo expositivo una vez evaluado el estado de conservación de la obra. En esta fase también intervienen, en algunos casos, personal de Audiovisuales, electricistas y otros técnicos.
Una vez consensuado con el departamento de Colección el modo en que se expondrá la obra, se lleva a cabo su instalación con manipuladores especializados y otros profesionales específicos para el montaje de la pieza. En el caso de las obras audiovisuales, el equipo de Audiovisuales transfiere los archivos a los formatos necesarios para su reproducción o visualización.
Tras instalar una obra en el museo por primera vez, se confecciona un documento con las instrucciones de montaje de la misma teniendo en cuenta todos los agentes implicados. Dicho documento sirve de base para futuras presentaciones en el MACBA o en otras instituciones.
Almacenaje
El departamento de Logística y Registro del museo gestiona anualmente miles de movimientos de obra. Las piezas que se adquieren o forman parte de la Colección y se prestan a otras instituciones son algunos de ellos. Una vez en el museo, estas obras tienen que ser almacenadas en reservas especiales.
Las reservas son almacenes sectorizados según tipología, formato, materiales y soportes, con equipamientos adecuados a las necesidades de conservación preventiva establecidas para garantizar la perdurabilidad de las obras.
El museo cuenta con reservas de obra bidimensional, tridimensional de gran formato, objeto, soporte papel, audiovisual y fotografía. En función de estas tipologías y necesidades designamos distintos niveles de acceso, de maquinaria para mover las obras y resistencia de los forjados. Siempre con control de trazabilidad y seguridad.
Las reservas de obra tienen que ser entendidas como verdaderos instrumentos de gestión de las colecciones, para su conservación y el tratamiento de la documentación, tanto para los bienes propios como los que se encuentran en tránsito.
